S’organiser au travail pour une meilleure efficacité © bloomua – Fotolia
Le temps est un bien extrêmement précieux qu’il faut savoir dépenser avec pragmatisme.
Si vous avez l’impression que votre vie est une véritable course contre la montre, que vous avez constamment un sentiment d’urgence, que vous ferraillez en permanence contre la désorganisation, notamment au bureau, appliquer les conseils suivants vous seront peut-être salutaires.
Vous devez tout d’abord savoir que prendre le temps de s’organiser à l’avance n’est pas le perdre, bien au contraire. Anticiper, planifier, permet de ne pas s’éparpiller à long terme dans des actions futiles et inutiles.
Alors comment allez-vous vous organiser au travail pour être plus efficace, et en corollaire réduire le stress.
Le bureau est le mobilier de travail devant lequel vous passez le plus clair de votre temps. Il peut être donc utile de :
Rangez votre espace de travail
Vous devez éviter que votre bureau soit un véritable capharnaüm et qu’il ne qu’il ne devienne un fouillis comme la ville du même nom en son temps.
Ordonnancer votre bureau de façon à en rentabiliser le fonctionnement. Éliminez le superflu, votre bureau doit être propre.
La première chose à faire est de ranger tous les documents, fichiers, papiers qui ont déjà été utilisés et dont vous n’en avez pas l’utilité dans l’immédiat. Soit dans une armoire prévue à cet effet ou dans des chemises suspendues en étagères.
Les fichiers actifs doivent être en vue sur votre bureau et classés dans des chemises, classeurs ou rangés dans des bannettes. Le tout doit être étiqueté pour avoir accès rapidement à vos documents lorsque que vous en avez besoin. Certains choisissent de tout numériser pour éviter les classements matériels.
Rangez vos tiroirs. Catégorisez les contenus (les timbres avec les enveloppes … etc).
Prenez le temps de ranger et nettoyer votre bureau une bonne fois pour toute, puis prenez 5 minutes tous les soirs pour remettre de l’ordre. Ce sera un plaisir pour vous d’arriver dans un endroit propre le matin, tout de suite opérationnel.
Usez des outils d’organisation
Il vous faut trouver un système de gestion de tâches efficace.
Le choix d’un outil d’organisation papier ou numérique vous importe. Certains s’y retrouvent avec un crayon et un papier pour élaborer leurs listes de tâches à effectuer. D’autres préfèrent opter pour les nouvelles technologies. Personnellement j’utilise Google agenda, simple d’utilisation, après m’être essayée à l’agenda papier ou autres outils de gestion en ligne. C’est un agenda numérique gratuit qui est accessible de n’importe quel ordinateur, téléphone ou Smartphone. Je remplis mon planning et reçoit les le rappel des tâches à effectuer par email.
C’est l’outil qui me convient le mieux. Choisissez-en un qui vous correspond, efficace, dans lequel vous avez une totale confiance. Et surtout tenez-vous en, pour ne pas passer votre temps à expérimenter divers gestionnaires de tâches, au détriment de l’action.
Utilisez votre ordinateur portable
Il a l’avantage de pouvoir tout stocker et vous suivre partout. Il vous sert à prendre des notes quel que soit l’endroit où vous êtes : en réunion, en entretien avec un client ou un collègue… .
Vous pouvez noter également toutes les idées qui vous viennent à l’esprit : un client à rappeler, un meeting à organiser … etc .
Une telle organisation vous permet de vous libérer l’esprit. Vous avez délégué toutes vos informations à un système de notes, vous pouvez donc vous concentrer sur ce que vous avez à faire.
Organisez votre journée chaque matin
Prenez 10 à 15 minutes chaque matin, avant de commencer votre journée de travail, pour planifier votre journée. Faites votre liste d’actions, en notant en haut de la liste vos activités les plus importantes.
Priorisez vos tâches. Déléguez ce qui peut l’être.
Les tâches les plus compliquées demandent de la concentration et doivent être dans l’idéal faites durant les moments où vous êtes le plus dynamique. Vous pouvez donc organiser votre journée en fonction du bilan de votre journal d’activité.
En conclusion, chaque matin, organisez votre journée en notant sur un système de notes fiable et efficace votre liste d’activités. Utilisez les nouvelles technologies pour stocker toutes vos données et idées. Le soir, prenez 5 minutes pour ranger votre bureau. Ces simples actions, si elles deviennent des habitudes, allègeront vos journées de travail.
