6 moyens efficaces de gérer son temps

Être performant et efficace sans perte de temps inutile © Fotolia

Pensez-vous que le nombre d’heures passé au bureau détermine la qualité des résultats de votre travail ?

La pratique démontre que non. Certains salariés effectuent des heures sup, donnant ainsi à leurs chefs une impression d’efficience, alors qu’il n’en est rien.

Ne serait-il pas plus judicieux de juger de la valeur d’un individu par  l’excellence de sa production plutôt que par son temps de présence au travail ?

Il s’agit d’être performant et efficace sans perte de temps inutile. Voici quelques conseils à appliquer.

1. Créez un planning quotidien pour réduire le stress

Planifiez votre journée le matin ou le soir. Pour ma part, Je formalise mes activités pour la journée à venir avant de me coucher, réduisant ainsi la tension à l’idée d’oublier telle ou telle tâche à effectuer. Tout est consigné, ce qui permet de ne pas être pris au dépourvu.

Vous pouvez également opter pour l’établissement d’un planning en fin de semaine pour la semaine suivante.

Faites-vous un plan d’action pour la journée. Notez-y les objectifs à atteindre, les tâches a accomplir pour y arriver. Déterminez les priorités, notifiez les possibilités d’imprévus. Respectez si possible vos rythmes d’efficacité.

Les tâches les plus complexes sont conseillées le matin. Les travaux de routine et le relationnel l’après-midi.

Prévoyez une pause toutes les heures, même très courte car au-delà de 45 minutes l’attention décroît.

Fixez une heure limite pour chaque activité (tâche, rendez-vous, réunion) à ne pas dépasser.

Certains préconisent d’effectuer des tâches par lots. Ainsi, vous regroupez les activités similaires et les faites en une seule fois (passer des coups de fils, faire des courses, regrouper les tâches connexes. …etc.).

Pour ma part, je préfère diversifier mes activités tout au long de la journée, en respectant les conseils cités plus hauts. A chacun de voir ce qui lui convient le mieux.

2. Utilisez un agenda

C’est indispensable pour la gestion de vos activités journalières.

Cela peut être un agenda papier qui contient toute la semaine sur une seule page. On peut ainsi visualiser toutes les tâches de la semaine. Les agendas de la marque QuoVadis ou Exacompta sont parfaits pour cela.

Pour les agendas électroniques vous pouvez opter pour Outlook, Google Agenda, votre Smartphone ou tablette numérique comme Ipad.

J’utilise actuellement Google Calendar après avoir été accroc un temps à mon petit agenda papier.

3. Identifiez vos voleurs de temps et éliminez-les

Ils peuvent provenir de l’extérieur : le téléphone qui sonne (éteignez-le ou coupez court aux conversations trop longues); les collègues ou amis qui interrompent votre travail à l’improviste.

Ils peuvent résulter de votre incapacité à vous défaire de toutes distractions inutiles, qui n’apportent rien à votre productivité comme la vérifications de vos e-mails, l’utilisation de Facebook  …etc.

Votre incapacité à dire non aux demandes extérieures qui ne sont pas conformes à vos priorités. Refusez les sollicitations impromptues. Faites leur comprendre que vous ne pouvez pas vous engager pour le moment.

Les objectifs imprécis, les priorités non identifiées sont une source de perte de temps énorme, d’où l’importance du planning quotidien conseillé plus haut.

Organisez-vous et gagnez un temps précieux © Fotolia

Si vous le pouvez, évitez les réunions qui n’apportent rien.  Certaines sont utiles, d’autres une perte de temps. Certaines ne demandent pas forcément de présence physique et peuvent se faire par e-mail. Des réunions sans objectifs et sans ordre du jour sont un gaspillage de temps considérable. Elles ne permettent pas de prendre des décisions efficaces, de résoudre des problèmes.

4. Soyez organisé

Un bureau rangé et propre est plus propice au travail. C’est esthétiquement plus plaisant et l’œil est moins distrait par le désordre. Le fait de trouver rapidement ses documents, dossiers ou autres objets,  fait gagner un temps précieux. Efforcez-vous de garder les choses à leur place. Le gain de temps à moyen et long terme sera visible.

L’établissement d’un planning cité plus haut, l’utilisation d’un agenda impose une organisation  indispensable en gestion de temps.

5. Une communication claire

Améliorez la qualité de vos communications pour être plus efficace.

Savoir exactement ce qui est attendu, évite les pertes de temps causées par les malentendus entre collègues. Chaque personne est censée être au courant de ce qu’elle doit faire de façon précise, comment le faire et dans quels délais. Il doit y avoir une transparence absolue sur les objectifs à atteindre, et les responsabilités de chacun.

Les informations transmises ou reçues doivent être le plus claires que possible. Écoutez avec attention et posez des questions pour être sûr d’avoir bien compris avant de prendre des décisions. Vérifier l’information pour vous assurer de sa véracité. Cela évite, les malentendus, les contretemps et le temps gagné permet d’être plus efficace.

Le manque de clarté quant à la responsabilité de chacun, le fait de tenir les employés d’une société dans l’ignorance de ce qui se passe réellement entraîne une démotivation et une perte de temps énorme.

6. Déléguez efficacement

Le partage des tâches permet d’améliorer le flux de travail et d’exécuter soi même d’autres activités importantes. Certaines tâches peuvent être mieux réalisées par d’autres. Vous pouvez déléguer des activités routinières, ce qui vous permet de libérer de l’énergie pour des choses plus importantes. Soyez encore ici très clair sur ce que vous attendez de la personne à qui vous déléguez.

Déléguez à la bonne personne, assurez-vous des compétences requises. Vérifiez au début que vos exigences ont été comprises, puis faite confiance. Demandez simplement un travail de qualité dans un délai imparti.

Vous optimiserez ainsi votre temps et votre énergie.